Tout organisateur d’événement doit envisager de souscrire à une assurance événementielle pour se prémunir contre les imprévus et les risques inhérents à ce type de manifestation.
Quelles sont les principales garanties de l’assurance événementielle?
L’assurance événementielle comprend diverses garanties essentielles. La plus importante est l’assurance annulation d’événement (assurance annulation événement) qui va couvrir les frais irrécupérables engagés par l’organisateur voire même ses bénéfices escomptés (en option). L’organisateur peut aussi souscrire à une Responsabilité Civile Organisateur (RCO ou assurance rco), qui protège contre les dommages causés aux participants, clients, partenaires ou employés.
D’autres garanties complémentaires peuvent également être souscrites en complément : les dommages matériels et l’individuelle accidents du staff, artistes, sportifs, bénévoles et spectateurs.
- Garantie Annulation : elle couvre les frais engagés en cas d’annulation, d’interruption ou de report de l’événement, indisponibilité des artistes, intempéries, attentats, actes terroristes et menaces, émeutes grèves et mouvements populaires, indisponibilité des locaux, impossibilité d’accéder au site de la manifestation …
- Responsabilité Civile Organisateur (RCO) : Couvre les dommages corporels, matériels et financiers causés par l’équipe organisatrice, les participants ou les invités.
- Dommages aux Biens : elle assure le matériel et les biens de l’événement contre le vol, l’incendie et les dommages accidentels.
- Assurance des Personnes : elle peut prendre en charge les frais de santé, invalidité, décès en cas d’accident survenu pendant l’événement.
Coûts et avantages d’une assurance événementielle
Le coût de l’assurance événementielle varie considérablement en fonction de plusieurs facteurs clés :
- Type d’événement : un festival, un concert, une compétition sportive, un défilé de mode, une conférence, un salon, un séminaire, etc. Les risques et les besoins en garanties diffèrent
- Lieu : l’emplacement de l’événement influence les risques et les exigences en termes d’assurance (intérieur/extérieur)
- Garanties souhaitées : la prime dépend des couvertures choisies (annulation, RCO, dommages, etc.)
- Durée de couverture : un festival sur plusieurs jours coûtera plus cher qu’un concert sur une seule date.
- Montants assurés : l’organisateur peut choisir d’assurer une partie de son risque (appelé « premier risque ») Ce qui permettra de réduire le coût de l’assurance mais aussi d’augmenter les pertes financières en cas de sinistres
- Saisonnalité : assurer un événement en extérieur en novembre coutera plus cher qu’en juin.
Pour ne pas commettre d’erreur, il est recommandé de :
- Confier l’étude de risques à un courtier en assurances expérimenté qui saura trouver l’offre la plus adaptée auprès des assureurs
- Faire appel à un courtier qui a de solides références sur de grands événements, son pouvoir de négociation auprès des assureurs sera plus important et fera la différence en cas de sinistre.
- Faire appel à un courtier qui gère les sinistres auprès des compagnies et des experts et saura vous accompagner jusqu’à l’indemnisation.
Quelles sont les assurances facultatives dans le secteur de l’événementiel ?
Toutes les assurances ici évoquées sont facultatives. Pourtant, presque 100% des organisateurs souscrivent à la garantie annulation et à la responsabilité civile organisateur, tant les conséquences financières sont dramatiques en cas de sinistre.
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Questions fréquentes sur l’assurance événementielle
L’assurance événementielle regroupe différentes garanties destinées à protéger l’organisateur contre les risques pouvant affecter la préparation ou le déroulement d’un événement.
Non, l’assurance événementielle n’est pas légalement obligatoire. En revanche, elle est fortement recommandée pour protéger l’organisateur contre les conséquences financières liées aux imprévus. En cas de sinistre, d’annulation ou de mise en cause de responsabilité, l’absence d’assurance peut mettre en péril l’équilibre économique de l’événement.
Idéalement, l’assurance doit être souscrite dès les premières phases de préparation de l’événement. Anticiper permet d’identifier les risques spécifiques, de structurer une couverture adaptée et de bénéficier de meilleures conditions. Une souscription tardive peut limiter les garanties ou augmenter le coût de l’assurance.
Une assurance événementielle peut couvrir de nombreux risques : annulation, interruption ou report de l’événement, dommages matériels, responsabilité civile de l’organisateur, accidents impliquant le public ou les prestataires, ainsi que certains aléas extérieurs comme les grèves, attentats ou impossibilités d’accès au site.
Optimiser le coût passe par une analyse précise des risques réels de l’événement. En ajustant les garanties, les franchises et les plafonds, et en évitant les couvertures inutiles, il est possible de réduire la prime tout en conservant un niveau de protection cohérent avec les enjeux financiers.
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